7 tips voor het in de markt zetten van een inhuur aanbesteding

1. Stel je inhuurbehoefte scherp

Een succesvolle aanbesteding begint bij een heldere vraag. Maar die scherpstellen lukt alleen als je goed in kaart hebt waar jouw organisatie staat en naartoe wil. Organiseer daarom een sessie met alle relevante stakeholders – van HR en inkoop tot lijnmanagement en finance – en stel samen de juiste vragen:

• Welke rol speelt externe inhuur in ons strategisch HR-beleid?
• Hoe volwassen is ons huidige inhuurbeleid?
• Waar ligt de regie: centraal of decentraal, bij HR of inkoop?
• Welke vormen van flexibiliteit worden nu benut – en welke (bijv. interne flex) blijven onderbelicht?

Door deze fundamentele vragen te beantwoorden, ontstaat er inzicht in de werkelijke behoefte, de gewenste regierol en het type samenwerkingsmodel dat daarbij past.

2. Raadpleeg dienstverleners voor advies

Nog vóór je de aanbesteding publiceert, kun je veel leren van partijen in de markt. Organiseer een marktconsultatie of informele gesprekken met potentiële aanbieders. Hierdoor krijg je niet alleen scherp welke inhuuroplossingen er beschikbaar zijn, ook ontdek je hoe jouw behoeften zich verhouden tot marktontwikkelingen. Dit helpt om je uitvraag concreet, realistisch én aantrekkelijk te maken en voorkomt onaangename verrassingen in het aanbestedingsproces.

3. Bepaal wie intern verantwoordelijk is

Inkoop, HRM, finance & control: bij een inhuuraanbesteding zijn meerdere disciplines betrokken. Maar wie voert de regie? Zorg voor duidelijke interne rolverdeling en benoem een kernteam dat het proces aanstuurt. De samenwerking tussen HR en inkoop is hierbij cruciaal. HR weet wat er nodig is op het gebied van menskracht en expertise, inkoop weet hoe je rechtmatig én doelmatig inkoopt. Door ook finance & control aan te laten haken, voorkom je dat de financiële impact van keuzes over het hoofd wordt gezien.

4. Check op intern draagvlak

Misschien wel het allerbelangrijkste punt om als organisatie mee te nemen bij het in de markt zetten van een inhuuraanvraag, is de check op intern draagvlak. Betrek vroegtijdig de échte gebruikers – de inhurende managers – bij het proces. Deel inzichten, toets of zij de urgentie voelen, en vraag commitment voor de uitvoering. Ook bestuurders spelen hierin een sleutelrol: hun steun is nodig om kaders te stellen én te handhaven. Zeker wanneer meerdere organisaties samen optrekken in één aanbesteding, is het belangrijk om die betrokkenheid te borgen. Anders dreigt de uitvraag een HR-/inkoopfeestje te worden zonder structurele impact.

5.  Laat je uitvraag aansluiten bij de volwassenheidsfase van inhuur in je organisatie

Een veelgemaakte fout is het kiezen van een te complex model, terwijl de organisatie daar nog niet aan toe is. Sluit je uitvraag daarom aan bij het huidige volwassenheidsniveau van je organisatie. Heb je nog weinig coördinatie of een laag inhuurvolume? Dan is het bijvoorbeeld nog te vroeg voor een uitgebreid MSP-model. Een brokeroplossing kan dan uitkomst bieden. Kijk niet alleen naar wat nu nodig is, maar ook wat er straks speelt. Kies voor een dienstverlener die kan meebewegen en je ook op langere termijn ondersteunt in je ontwikkeling.

6. Denk in partnerschap

Een aanbesteding gaat niet alleen over prijzen en KPI’s. Succesvolle inhuur vraagt om samenwerking. Kies daarom voor een leverancier die meer biedt dan alleen uitvoering: iemand die meedenkt, verbetert, adviseert en flexibel met je meebeweegt. Een goede MSP of broker stopt niet bij implementatie, maar bouwt met jou aan een duurzame inhuurstrategie. Zorg in je uitvraag dus voor ruimte voor dialoog en optimalisatie.

7. Gezonde prijs-kwaliteitverhouding

Externe professionals zijn vaak van cruciaal belang voor het succes van je organisatie. Laat prijs dus niet de enige dominante factor zijn in je gunningscriteria. Leg het accent op kwaliteit, expertise en leveringszekerheid. En geef de dienstverlener voldoende ruimte (lees: marge) om ook in een krappe arbeidsmarkt het verschil te maken. Een gezonde prijs-kwaliteitverhouding levert op de lange termijn altijd meer op.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een succesvolle inhuuraanbesteding vraagt om scherpe keuzes, heldere doelen en samenwerking tussen afdelingen. Door deze 7 tips toe te passen, leg je een stevig fundament voor grip op externe inhuur – nu én in de toekomst. Wil jij weten welke inhuuroplossingen het beste passen bij jouw organisatie? Vraag dan vrijblijvend een inhuur marktconsultatie aan bij Haert. Onze aanbestedingsspecialisten denken graag met je mee.